Que doit contenir une facture ?

De bonnes routines de facturation et de suivi des paiements permettent de maintenir le bon fonctionnement des finances de votre organisation. Suivez notre guide de la facturation.

Assurez-vous que votre facture est claire

Le plus important est d'envoyer une facture claire. Faites en sorte qu'il soit facile pour votre client de savoir qui est l'expéditeur et de quoi il s'agit. Plus il est facile pour votre client de payer, plus vite vous recevrez l'argent.

Cela signifie qu'il faut inclure des détails sur ce à quoi la facture se rapporte et la période qu'elle couvre. Une facture non précisée est souvent retournée ou retardée. Si vous vendez à l'heure, vous devez préciser à quoi correspondent les heures, de la même manière que vous précisez quels produits sont vendus. Vous pouvez ajouter des pièces jointes dans les situations qui s'y prêtent.

N'oubliez pas que vos factures doivent respecter les termes de l'accord concernant les jours de paiement, les intérêts de retard, les rappels, etc.

Certaines industries et entreprises envoient une demande de devis. L'offre qu'elles reçoivent de votre part constitue la base de leur bon de commande. Il est donc important que vous ne vous écartiez pas trop de l'offre que vous avez envoyée, sauf si de nombreux changements sont intervenus en cours de route. Si c'est le cas, vous devez en informer l'entreprise avant la facturation.

Bons de commande

Les industries et les entreprises qui demandent des devis envoient souvent des bons de commande (BC). Si votre client envoie un bon de commande, vous devez le suivre. Cela signifie que vous devez marquer la facture avec les informations du PO, notamment :

• Numéro du bon de commande
• Adresse de facturation correcte
• Délai de paiement / date limite
• Référence ou acheteur chez le client

Votre facture sera rejetée dans le système du client si vous oubliez de suivre les informations du bon de commande. Il peut alors s'écouler beaucoup de temps avant que vous ne soyez payé.

Liste de contrôle pour la création de factures : les éléments clés à inclure

• Informations sur le client - numéro de client / adresse du destinataire / organisation du destinataire

• Numéro du bon de commande si vous en avez un

• Numéro de facture

• Date de la facture (le jour où vous émettez la facture)

• Date d'échéance - plusieurs programmes de facturation prévoient 14 ou 30 jours en standard, mais vous pouvez fixer la période de crédit aussi courte que le client le souhaite.

• Détails de ce qui a été vendu

• Montant de la TVA et taux de TVA

• Compte sur lequel la facture doit être payée et toutes les informations relatives au paiement dont votre client a besoin.

• Les coordonnées de votre service financier si le client a des questions sur la facture.

• Informations sur les conditions qui s'appliquent si la facture n'est pas payée à la date d'échéance.

Vous avez du mal à être payé ? Nous pouvons vous aider

Intrum a une grande expérience pour aider ses clients à être payés pour leurs produits et services. L'établissement de bonnes routines, l'utilisation de l'information sur le crédit et le suivi rapide des non-paiements aideront votre entreprise à maintenir sa trésorerie. Si vous avez des difficultés avec les mauvais payeurs, nous avons des services qui peuvent vous aider.

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