Was sollte eine Rechnung enthalten?

Gute Routinen für die Rechnungsstellung und die Überwachung der Zahlungen sorgen dafür, dass die Finanzen Ihrer Organisation reibungslos funktionieren. Folgen Sie unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung eindeutig ist

Das Wichtigste ist, dass Sie eine klare Rechnung versenden. Machen Sie es Ihrem Kunden leicht, herauszufinden, wer der Absender ist und worum es geht. Je einfacher es für Ihren Kunden ist, zu bezahlen, desto schneller werden Sie das Geld erhalten.

Das bedeutet, dass Sie genau angeben müssen, worauf sich die Rechnung bezieht und welchen Zeitraum sie abdeckt. Eine nicht spezifizierte Rechnung wird oft zurückgeschickt oder verzögert. Wenn Sie auf Stundenbasis verkaufen, sollten Sie angeben, worauf sich die Stunden beziehen, so wie Sie auch angeben, welche Produkte verkauft werden. In den entsprechenden Fällen können Sie Anhänge hinzufügen.

Denken Sie daran, dass Ihre Rechnungen den Bedingungen des Vertrags in Bezug auf Zahlungstage, Verzugszinsen, Mahnungen usw. entsprechen müssen.

Einige Branchen und Unternehmen senden eine Angebotsanfrage. Das Angebot, das sie von Ihnen erhalten, ist die Grundlage für ihre Bestellung. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht zu sehr von dem von Ihnen übermittelten Angebot abweichen, es sei denn, es haben sich im Laufe der Zeit viele Änderungen ergeben. Ist dies der Fall, sollten Sie das Unternehmen vor der Rechnungsstellung informieren.

Bestellungen

Branchen und Unternehmen, die Angebote einholen, senden häufig Bestellungen. Wenn Ihr Kunde eine Bestellung schickt, sollten Sie diese befolgen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnung mit den Informationen aus der Bestellung versehen müssen:

• Nummer der Bestellung

• Korrekte Rechnungsadresse

• Zahlungsfrist / Termin

• Referenz oder Käufer beim Kunden

Ihre Rechnung wird im System des Kunden abgelehnt, wenn Sie vergessen haben, die Angaben in der Bestellung zu beachten. Dann kann es lange dauern, bis Sie bezahlt werden.

Checkliste für die Erstellung von Rechnungen: die wichtigsten Elemente

• Kundeninformationen - Kundennummer / Empfängeradresse / Organisation des Empfängers

• Bestellnummer, wenn Sie eine haben

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum (der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen)

• Fälligkeitsdatum - mehrere Rechnungsprogramme haben standardmässig 14 oder 30 Tage, aber Sie können das Zahlungsziel so kurz halten, wie es der Kunde erlaubt.

• Einzelheiten zu den verkauften Waren

• Mehrwertsteuerbetrag und Mehrwertsteuersatz

• Konto, auf das die Rechnung zu zahlen ist, und alle Zahlungsinformationen, die Ihr Kunde benötigt

• Kontaktinformationen Ihrer Finanzabteilung, falls der Kunde Fragen zur Rechnung hat

• Informationen über die Bedingungen, die gelten, wenn die Rechnung nicht nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt wird

Haben Sie Schwierigkeiten, Ihr Geld zu bekommen? Wir können helfen

Intrum verfügt über einen grossen Erfahrungsschatz, wenn es darum geht, unseren Kunden zu helfen, für ihre Produkte und Dienstleistungen bezahlt zu werden. Die Festlegung guter Routinen, die Verwendung von Kreditinformationen und die unverzügliche Nachverfolgung von Zahlungsausfällen helfen Ihrem Unternehmen, den Cashflow aufrechtzuerhalten. Wenn Sie mit säumigen Zahlern zu kämpfen haben, können wir Ihnen mit unseren Dienstleistungen helfen.

Mehr Informationen